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A partir desta quinta-feira (29), servidores e ex-servidores da Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA) passam a ter mais um facilitador na gestão da sua vida funcional na Casa. A Superintendência de Recursos Humanos (SRH) lança, no Portal RH, a ferramenta ProcDigital. Com esta inovação, qualquer pedido junto ao RH terá tramitação 100% digital, eliminando totalmente o uso de papel. De acordo com o superintendente Francisco Raposo, com este novo serviço “o Portal RH passa ser o único e exclusivo canal de comunicação entre os servidores e a SRH”.
A SRH foi pioneira, no Legislativo baiano, na criação de um sistema digital para substituir os processos administrativos – que envolviam muito papel, carimbo e assinaturas – dotando a Casa de um moderno sistema de gestão de gabinetes para a movimentação de pessoal, solicitação de férias, emissão de certidões, pedidos de licença-prêmio, entre outros procedimentos do RH.
Raposo esclareceu ainda que os processos físicos, que estão em fase de tramitação na SRH vão continuar normalmente até a sua conclusão. “No entanto, esses serão os últimos processos físicos no RH. Seguindo a orientação do presidente Nelson Leal, agora com o ProcDigital a gestão de pessoal na ALBA atinge a meta de papel zero e entramos definitivamente na era digital”, completou.
De acordo com o gerente de pessoal, Cláudio Santana, a partir de agora o servidor ou ex-servidor poderá dar entrada em processos sem precisar se dirigir à Coordenação de Protocolo da ALBA. “Até mesmo de casa, basta acessar pelo computador o Portal RH e fazer as suas solicitações. O processo corre de forma digital e o servidor recebe as notificações de tramitação pelo seu e-mail cadastrado”, explicou o gerente.
Cláudio Santana ressaltou que alguns documentos serão gerados de forma automática pelo sistema. “Alguns servidores necessitam de um mesmo tipo de documento, mas com as informações atualizadas do mês. Nesses casos, não há mais a necessidade de solicitar ao RH e aguardar ficar pronto. O documento será emitido imediatamente com carimbo e QR-Code para validação da sua autenticidade”, explicou. Santana esclareceu que, internamente, cada processo será destinado ao setor responsável pelo tratamento da solicitação e que a cada movimentação o servidor será devidamente notificado por e-mail.
O ProcDigital é um marco no RH da ALBA por integrar todos os serviços da Superintendência, de forma fluida. De acordo com a gestora de Projetos da SRH, Andréia Brito, responsável pelo mapeamento do fluxo dos processos, “a tramitação segue o fluxo estabelecido de acordo com o tipo de processo, de forma que, a execução dos procedimentos e seu encaminhamento fica muito mais fácil e rápido”, ressaltou.
Andréia lembrou ainda que, com o ProcDigital, o Departamento de Serviço Social da ALBA passa a ter acesso ao prontuário social do servidor de forma digital, “não havendo mais a necessidade de manipular pastas físicas”, garantiu.
Fábio Menezes, líder da equipe de desenvolvimento do sistema, afirmou que mesmo ex-servidores podem usar o Portal para fazer as suas solicitações. “Se algum servidor ainda não ativou o seu acesso ao portal, basta clicar no botão primeiro acesso, para cadastrar a sua senha”, explicou. Menezes disse ainda que “o sistema é bastante intuitivo e acessível para todos, em linguagem clara e bastante confiável”, afirmou.
Já Pablo Machado, que atuou diretamente no desenvolvimento, explicou que, ao acessar a ferramenta, já dentro do Portal RH, o servidor terá acesso à página onde o processo é aberto gerando o protocolo na própria tela. Pablo explicou também que, ao abrir o processo, documentos necessários para a solicitação são listados. “Esses documentos devem ser anexados no próprio sistema, em formato pdf”, esclareceu.
Machado lembrou que atualmente vem trabalhando continuamente na inclusão do ProcDigital para o aplicativo mobile, aumentando ainda mais a acessibilidade dos servidores ao sistema. “Estamos em fase final e muito em breve vamos lançar uma atualização ao aplicativo Portal RH que já existe nas lojas da Apple e do Android, com a nova versão que já trará o ProcDigital integrado”, completou.
