TRE-BA finaliza digitalização de mais de 3 mil processos

O Tribunal Regional Eleitoral da Bahia (TRE-BA) concluiu, na última quarta-feira (4), a migração dos processos físicos para o meio digital em todas as zonas eleitorais do estado. Com a mudança, o TRE-BA caminha para a substituição do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) pelo Processo Judicial Eletrônico (PJe). Já é possível propor e tramitar ações de primeira instância em ambiente digital, conforme determinação do Tribunal Superior Eleitoral (TSE).

Foram coletados 3.927 processos no acervo do TRE-BA, um dos maiores do país em primeiro grau de jurisdição. Retirando os protocolos arquivados e transitados em julgado, houve uma redução para 3.160 ações a serem migradas para o PJe. Desse total, aproximadamente 90% dos processos tiveram que passar por um banco de correção de erros cadastrais ou solucionar questões operacionais que surgiram durante a transição.

Desde a quarta (4), todos os processos das zonas eleitorais devem ser inseridos no PJe. A próxima etapa é submeter essas ações digitalizadas a uma revisão, para garantir que todas as informações estejam de acordo com o sistema eletrônico adotado.

O presidente do TRE-BA, desembargador Jatahy Junior, pontua que esse trabalho dá seguimento à migração que já havia acontecido na segunda instância, em 2017. “Com isso, não haverá mais processo físico na Justiça Eleitoral da Bahia”. Em sua avaliação, “esse é mais um avanço do Eleitoral baiano, que sai na frente ao ser instigado pelo TSE e realiza a transição de acordo com as diretrizes traçadas pelo Conselho Nacional de Justiça”.

O desembargador Jatahy Junior reforça ainda que os bons resultados na migração para o PJe devem ser creditados a uma atuação em equipe. Para inserir os expedientes da primeira instância em ambiente eletrônico, foi firmada uma parceria entre a Secretaria Especial da Presidência (SEP) e a Secretaria da Corregedoria Regional Eleitoral (CRE), com o apoio das secretarias de Tecnologia da Informação (STI) e de Gestão Administrativa (SGA), além de uma comissão formada por servidores das zonas eleitorais. “Tivemos diversos setores do Tribunal empenhados em assegurar essa alteração tão importante”, afirma o presidente.

As zonas eleitorais já receberam um comunicado do TRE-BA com orientações iniciais de como tramitar novos processos no sistema. Os servidores da capital baiana estarão disponíveis para auxiliar os servidores lotados no interior, tirando dúvidas e garantindo que a estreia do PJe na primeira instância aconteça sem intercorrências.

Ação pioneira

Os resultados que o TRE-BA conquista em março de 2020 começaram a ser desenhados em outubro de 2019, com as primeiras tratativas sobre a implantação do PJe na primeira instância. No final do ano passado, a Corregedoria realizou dois mutirões processuais, recolhendo todas as demandas do interior do estado. Percebendo que esses processos já estavam vindo para Salvador, o presidente do Tribunal determinou a migração do ambiente físico para o digital.

O secretário especial da presidência, Victor Mesquita, enfatiza que essa é uma ação pioneira, já que o TRE-BA é um dos primeiros do país a digitalizar os processos na primeira instância. “Essa migração dá mais velocidade à tramitação das ações, barateia o custo dos processos e permite respostas mais rápidas para a sociedade. Os juízes podem decidir e despachar de qualquer lugar e os servidores enfrentarão menor dificuldade para realizar atividades, como certificações, intimações e conclusões de autos. Até mesmo os mutirões, que têm acontecido com frequência, terão custo menor, uma vez que os servidores poderão acessar os processos de onde estiverem”.

Firmada a parceria entre a SEP e a Corregedoria, foi elaborado um termo de referência, assinado em dezembro de 2019. Responsável pela licitação, o coordenador de serviços administrativos do TRE-BA, Maxwell dos Anjos, explica que o critério usado para a escolha da empresa foi a experiência de ter migrado os processos do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia para o PJe. Além disso, foi realizada uma cotação de mercado referente ao valor, e assim a PA Arquivos foi confirmada dentro do processo licitatório.

Maxwell avalia que a grande vantagem dessa migração é não precisar atuar mais em dois sistemas ao mesmo tempo. “Agora, temos apenas uma plataforma e que é largamente utilizada por diversos órgãos do Judiciário, então, o Tribunal precisava estar inserido nesse contexto. O PJe traz mais facilidades para servidores, advogados, usuários, enfim, para toda a população”, afirma.

Desafios

Após diversas reuniões para definição da estratégia de trabalho, a equipe que conduziu a migração para o PJe optou por iniciar a tarefa, durante o recesso do judiciário. A ideia era ter o menor impacto jurisdicional possível, justamente porque, durante o recesso, os prazos dos processos ficam suspensos.

O trabalho consistiu em três etapas. Primeiro, fazer a conferência de todos os processos físicos recebidos, depois, a geração de imagens (que é a digitalização dos arquivos e das mídias dos processos) e a retificação de inconsistências existentes no SADP. Por último, iniciou-se a inserção das informações de autuação e das imagens no sistema, importando informações como nome do autor, do réu e os documentos envolvidos.

Apesar de todo o planejamento, por se tratar de um projeto pioneiro no país, muitas dificuldades foram enfrentadas pela equipe, que precisou alinhar ações conjuntas com a PA Arquivos, a fim de promover a melhor entrega possível à sociedade.

A etapa da migração representou um grande desafio. A chefe da Seção de Suporte ao Processo Judicial Eletrônico, Ana Tereza Oliveira, explica que foi necessário mais tempo para resolver questões técnicas. “Os dois sistemas são bem distintos e a interface, a linguagem, é tudo diferente, o que gerou algumas dificuldades. Às vezes, não conseguíamos puxar todos os dados. Já em outras situações, faltavam dados obrigatórios ao PJe que não estavam no SADP, por exemplo”.

Tereza também observa que, embora a digitalização tenha sido relativamente mais simples, havia ações volumosas, com muitas mídias e documentos associados. Isso demandou um cuidado extra para que cada processo físico fosse migrado integralmente e só então inserido no PJe. “Ao final, conseguimos sanar os desafios e migrar esses processos sendo totalmente fidedignos às informações do SADP”, comemora. Os processos físicos ficarão arquivados em suas respectivas zonas.

Mutirão

O secretário especial da presidência, Victor Mesquita, pontua que todas as ações de trabalho foram conduzidas visando a causar o menor impacto possível para servidores, magistrados, jurisdicionados, interessados e a sociedade em geral. “Uma ação deste porte, inevitavelmente, causa alterações de rotina, mas o empenho de todas as Secretarias e cartórios envolvidos no trabalho com certeza ajudou a minimizar isto. É uma relação de custo-benefício muito positiva”.

Na etapa final das ações, no sábado pós-Carnaval (29/2), foi convocado um mutirão para corrigir inconsistências nos processos. “O espírito de unidade e a presteza dos colegas que se apresentaram para o trabalho foi impressionante. A administração optou por fazer um convite, com a maior flexibilidade possível em relação aos horários e o resultado apresentado pelos envolvidos foi incrível”, explica Victor Xavier.

“Tínhamos a difícil tarefa de corrigir dados e migrar essas ações ao mesmo tempo, com um banco de erros cadastrais correspondente a quase noventa por cento dos processos coletados e, havia urgência em fazer isso. É muito importante que tenhamos conseguido dar uma resposta a quem espera a tramitação dessas ações”.

Revisão

A revisão dos processos que já foram migrados é necessária, é um segundo filtro para as incorreções encontradas, mas o prazo para isso ser feito não deve ser muito dilatado, pondera o secretário especial da presidência. Victor Xavier pondera ainda que um ou outro processo físico pode ter escapado à coleta, “por isso, não estamos falando de 100%, mas de um número muito próximo a isso”.

Ana Tereza Oliveira acrescenta que todas as informações adicionadas às ações serão certificadas pelas zonas, garantindo transparência aos processos. A chefe de Seção de Suporte ao PJe alerta que, com a migração, a numeração das ações será alterada, o que demanda ampla divulgação para que todos fiquem cientes. “Tudo isso vai garantir também maior fiscalização e controle da prestação jurisdicional. Eu só vejo benefícios em o TRE-BA ter seu acervo praticamente todo eletrônico”.

Lotado na 2ª ZE, o técnico judiciário Fábio Calazans, que coordenou a comissão para implementar o PJe, afirma que a digitalização dos processos físicos está diretamente ligada à mudança de uma Era na Justiça Eleitoral baiana. “Executar um trabalho de vultosa importância é desafiador para qualquer servidor, mas seu êxito haverá de trazer enorme satisfação em saber que fizemos parte de uma mudança que tende ao sucesso, à modernização e à memória na prestação jurisdicional”.

PJe na Justiça Eleitoral

Desde 2015, o Processo Judicial Eletrônico vem sendo implantando na Justiça Eleitoral, começando pelo TSE. A introdução do sistema nos Tribunais Regionais Eleitorais (TREs) aconteceu entre 2016 e 2017 e, em 2019, foi a vez das zonas eleitorais. A etapa finalizada agora pelo TRE-BA é a última deste projeto: a migração dos processos físicos para o meio digital.

Desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça, o PJe foi criado para dar fim à tramitação dos autos em papel. Dessa forma, magistrados, servidores e advogados podem atuar diretamente no sistema. A intenção é tornar o processo judicial mais confiável, com o uso da certificação digital.

A expectativa desta migração e atuação em meio eletrônico é garantir celeridade, redução de trabalho com a automação de rotinas, além da redução de custos. O fato de isso acontecer em 2020 é ainda mais relevante, por conta das Eleições Municipais em todo o país.