Sistema de protocolo eletrônico da Prefeitura bate marca de 100 mil processos

Um serviço criado em setembro do ano passado, com o objetivo de modernizar o envio de documentos da Prefeitura, bateu a marca de 100 mil processos cadastrados nesta semana. O eSalvador tem como objetivo realizar os atos administrativos da Prefeitura em ambiente eletrônico, permitindo criar, tramitar, consultar e arquivar processos com segurança, agilidade e transparência.

O software, implementado pela Secretaria Municipal de Gestão (Semge), oferece módulos e funcionalidades para realizar os processos de forma prática e intuitiva, com segurança, economia, celeridade e transparência. O sistema tem aumentado a produtividade e a redução do tempo de tramitação dos processos.

Além de agregar valor ao atendimento público, em especial às demandas de informação, produtos ou serviços solicitados pelo cidadão, o eSalvador vem contribuindo para a coleta de dados estatísticos e informações assertivas para o planejamento e estabelecimento de boas práticas de gestão no âmbito da Prefeitura.

O secretário de Gestão, Thiago Dantas, afirmou que o sistema é, sem dúvidas, um projeto extremamente exitoso, fruto do esforço de uma equipe obstinada e abraçado por toda a administração municipal. “O eSalvador trouxe celeridade, transparência, economicidade e sustentabilidade e, portanto, transformou o trabalho em toda a Prefeitura, otimizando a prestação dos serviços públicos para o cidadão”.

A gerente do sistema, Lisiane Alves, informou que, por dia, são cadastrados aproximadamente 600 a 700 processos, mas esse número chega a quase 900 nos dias de maior movimentação do sistema. Além disso, o serviço também ajuda na economia de recursos.

Desde o início do projeto, já foram digitalizadas quase quatro milhões de páginas de despacho ou anexo processual. Se for considerada a redução da impressão desse montante de páginas geradas no eSalvador, a economia chega a 30 mil metros cúbicos de água e cerca de 400 troncos de árvore tipo eucalipto – dados do Water Footprint Network.

Impacto

O eSalvador é utilizado internamente por colaboradores vinculados aos 33 órgãos e entidades da administração municipal, que podem acessar a plataforma. Cada usuário possui cadastro único e personalizado de acordo com as atividades exercidas em sua unidade de lotação. Hoje, mais de 50% dos profissionais estão conseguindo trabalhar remotamente, graças à implementação do sistema.

A servidora da Defesa Civil de Salvador (Codesal), Leilane Souza é, além de usuária assídua da ferramenta, administradora do sistema na Codesal. Para ela, o serviço trouxe mais celeridade tanto para os envios de processos, que na maioria são urgentes no órgão – agora, os encaminhamentos são imediatos. Com a pandemia, a iniciativa também facilitou a transição das comunicações externas com órgãos municipais de forma digital, que hoje dialogam com a autarquia através de e-mail.

A Codesal foi um dos primeiros órgãos a migrar para o eSalvador, antes mesmo da implantação 100% do sistema. A economia foi sentida na quantidade de papel utilizado nos processos. Em julho, foram 14 mil impressões. Em setembro, o número caiu para quase seis mil documentos impressos.