Sistema de Gestão na AL-BA tem proporcionado economia e celeridade nos atos dos gabinetes

Ferramenta que tem contribuído para a consolidação de uma concepção sustentável na Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA), o Sistema de Gestão de Gabinetes (SGG) completou, em 2022, três anos de sua criação. Idealizado e construído pela equipe de desenvolvimento da Superintendência de Recursos Humanos (SRH), o SGG já proporciona maior rapidez e eficiência para a prática de atos administrativos advindos dos gabinetes dos 63 parlamentares, integrantes da Casa Legislativa.

Movimentações como nomeação, exoneração e alteração de nível dos cargos, feitas no passado manualmente através de CI, acontecem atualmente de maneira virtual. Acessado a partir do Portal RH, mediante permissão, o Sistema viabiliza um fluxo de informação entre os gabinetes, a presidência da Casa e o setor de RH, de maneira semelhante a um processo industrial de atos administrativos, que em última instância são publicados no Diário Oficial.

“O Sistema já está bem maduro, tanto na visão do técnico quando para o gestor. Um dos ganhos que o sistema trouxe para a gente é justamente na questão da divisão de responsabilidades. Antigamente, muitas informações que recebíamos, ainda em papel, vinham truncadas com nomes e dados errados. Com o sistema, isso mudou. Aquela informação que antes era truncada agora vem totalmente atualizada e corrigida. Ele otimizou a segurança da informação”, conta Vito Miguez, assessor técnico da SRH.

Através da tela do SGG, cada deputado visualiza o quadro de servidores vinculados ao mandato, com fotos e informações organizadas de maneira similar à arrumação das cartas no jogo da memória. Deste modo, sem estar vinculado ao horário de funcionamento da Assembleia Legislativa, pode enviar comandos para nomear, exonerar, e alterar o nível dos cargos, de servidores lotados no seu gabinete, obedecendo o limite estabelecido pelas cotas disponíveis em cada mandato, e as informações são encaminhadas ao setor de RH para as devidas providências.

“Tenho muito alegria em perceber a modernização da Assembleia, a partir da área de Recursos Humanos, e a responsabilidade de um servidor do quadro permanente da Casa há 33 anos. Isso para mim é um orgulho. Buscamos melhorar o acesso do servidor aos serviços de Recursos Humanos”, afirmou o superintendente de Recursos Humanos da ALBA, Francisco Raposo.

O projeto sustentável de abandono do uso do papel para tarefas administrativas contou com um avanço importante durante a pandemia da Covid-19. A nomeação virtual possibilita o ingresso de novos servidores nos gabinetes sem que seja necessário o comparecimento na sede da Assembleia Legislativa da Bahia para a apresentação dos documentos exigidos para a contratação.

Após o parlamentar solicitar a nomeação pelo SGG, uma tela é aberta com os campos para o anexo da documentação – a exemplo do CPF, comprovante de endereço, entre outros. O passo seguinte será uma análise dos documentos pelo setor de admissão e posse, para ver se estão corretos. Após a validação, são gerados os atos digitalmente, que ficam disponíveis para o presidente da ALBA, deputado Adolfo Menezes (PSD), assinar eletronicamente. A validade da contratação, no entanto, ocorre com a publicação no Diário Oficial.

“Antes, o deputado solicitava a nomeação de uma pessoa, e esta vinha presencialmente para a ALBA trazendo cópias de documentos. Isso gerava uma aglomeração desnecessária. O projeto de nomeação através do sistema era pensada há algum tempo, mas a pandemia fez com que a gente apressasse este processo”, explicou o analista de sistemas da SRH, Fábio Menezes, programador responsável pelo desenvolvimento técnico do Sistema de Gestão de Gabinetes.

Para Rubenildo da Silva, gestor de gabinete do líder do Governo, deputado Rosemberg Pinto Lula (PT), o SGG trouxe melhorias significativas para o trabalho na Assembleia Legislativa. Segundo o servidor, o sistema eliminou a morosidade dos procedimentos administrativos. “O Sistema veio de forma segura nos proporcionando celeridade para resolução das demandas, pois hoje temos condições de operar em qualquer lugar de forma remota. Não necessitamos mais ficar aguardando assinatura manuscrita para darmos andamento às solicitações, o que antes demorava bastante”, ressaltou.

Com o SGG, a ALBA obteve resultados expressivos para a preservação do meio ambiente, economia de papel e tempo nos procedimentos administrativos. Para se ter uma ideia, toda solicitação que um deputado faz e é aprovada gera um ato com número de identificação que antes era impresso. A média era de 200 atos por mês, número este que aumentava em época de mudança de legislatura, chegando a quase 2 mil atos impressos. Hoje os atos são emitidos digitalmente sem que haja cópia física. Além disso, com apenas um clique do mouse, o presidente da Casa pode efetuar a assinatura eletrônica em diversos documentos simultaneamente, o que era impossível no passado, quando a anuência era feita de forma manual folha a folha.