Servidores das comissões da AL-BA participam de treinamento sobre “Fluxo de Documentação”

Os funcionários da Secretaria Geral das Comissões da Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA) participaram, durante toda a tarde desta terça-feira (18), do treinamento intitulado “Fluxo de Documentação”, uma iniciativa, com apoio da Escola do Legislativo e da Diretoria de Tecnologia da Informação, que tem a finalidade de modernizar as atividades do processo legislativo e proporcionar uma maior celeridade à tramitação de atas e relatórios produzidos por secretários, revisores e técnicos. “Aqui nas comissões temos uma demanda muito grande, que cresceu muito este ano, com as reuniões ordinárias, as audiências públicas e as sessões itinerantes sendo realizadas no interior do estado. A gente sentiu a necessidade de buscar mais algumas ferramentas tecnológicas para acrescentar ao trabalho e nos adequar a essa demanda, atendendo com eficiência aos assessores de gabinetes e parlamentares”, afirmou o secretário-geral das Comissões, Bira Corôa.

O gestor frisou que há algum tempo vem tomando medidas para ampliar a transparência do processo legislativo, citando como exemplo o agendamento das pautas das comissões que está sendo apresentado até as quintas-feiras e publicação nas sextas-feiras, para dar conhecimento público a todos os membros das colegiados e os deputados da Casa, mas agora com o lançamento também para toda a sociedade saber o que será discutido no Parlamento. “Aproveitamos o recesso de julho para fazer o treinamento no sentido de melhorar o processo legislativo. Em agosto, quando ocorrer o retorno das atividades normais, vamos utilizar esta ferramenta e esperamos que em setembro já possamos estar com todo o programa em franco funcionamento”, anunciou. O ex-deputado fez questão de agradecer a parceria da Escola do Legislativo e destacou o profissionalismo do pessoal da DTI, que “desenvolveu o projeto para construção deste momento sem precisar contratar técnicos de fora”.

Há cerca de trinta dias, a solicitação da SGC foi parar nas mãos dos analistas de sistemas Ícaro Caires e Milena Matos, que criaram o programa utilizando a ferramenta Trello. A partir dela, mostraram para toda a equipe, de forma didática, como agilizar os conteúdos que são extraídos de discussões, debates, pronunciamentos e sugestões feitas por deputados, palestrantes e autoridades presentes nas 11 comissões permanentes e temporárias, bem como das sessões itinerantes ocorridas em municípios baianos. Milena fala que o objetivo principal é controlar todas as atividades da SGC, permitindo que o coordenador tenha condições de saber o que cada comissão está fazendo. “Se está elaborando uma ata, vai saber qual o secretário, qual a data e outros detalhes sobre o documento. A próxima atividade será a revisão. A pessoa vai verificar no quadro e identificar quais as comissões que estarão realizando revisão de ata. Cada comissão terá uma cor, porque terá um efeito visual para o coordenador”, exemplificou a técnica. Ela acrescenta ainda que essa atividade pode ter o acompanhamento não só do coordenador, mas também do secretário, que tem a permissão de consultar os documentos, porque em cada comissão é guardado todo o histórico naquela semana, fazendo parte de uma metodologia de desenvolvimento de projetos ágeis. ” Importante dizer também que para funcionar é necessário que todos participem da metodologia. Cada secretário da comissão terá a responsabilidade de atualizar a sua tarefa, dando visibilidade a todos da SGC”, salientou Milena.

O analista de sistemas, Ícaro Caires, esclareceu que após a elaboração da ata ou relatório, e posterior revisão dos documentos, a última etapa do processo continua com a obtenção da assinatura. ” Ao final do ciclo de uma semana, todas as reuniões ordinárias e audiências previstas vão passar por todas essas etapas (pauta, ata ou relatório, revisão e assinatura), caindo em uma tarefa chamada de concluído”,explicou.

De acordo com o servidor da DTI, neste encontro, que aconteceu na Sala de Informática da Escola do Legislativo, foram passadas todas as orientações a respeito do processo. “Pegamos como exemplo prático as reuniões e audiências das duas últimas semanas do mês de junho, para que eles possam entender toda a dinâmica da atividade, porque nos primeiros dias de agosto vai começar o ambiente real, valendo de verdade”, finalizou o técnico, sob os olhares atentos dos participantes do treinamento. Carinina Dourado, secretária da Comissão de Defesa do Consumidor e Relações do Trabalho, presidida pelo deputado Leandro de Jesus (PL), considera fundamental trazer cada vez mais a tecnologia em nosso favor para a Casa Legislativa e lembra que “quanto mais usarmos o computador, mais conseguiremos dar um freiona utilização do papel, favorecendo o meio ambiente”. Luciano Gouveia, técnico da SGC, entende que “essa ferramenta tecnológica vai propiciar mais transparência aos trabalhos das comissões, contribuindo para uma maior evolução dos profissionais do setor”. Há 14 anos no Poder Legislativo, Elbani Oliveira trabalha como secretária na Comissão dos Direitos da Mulher, que tem na presidência a deputada Soane Galvão (PSB).

Segundo Elbani, o aprendizado é de extrema importância para a ampliação do conhecimento. “É sempre bom estar se informando, buscando novas fontes para melhorar o trabalho e facilitando o atendimento de todos, já que a gente lida direto com o público em reuniões e audiências públicas”, concluiu a servidora.