Governo da Bahia realiza 20 mil reuniões por videoconferência durante pandemia

Para se manter em pleno funcionamento durante a pandemia, sem gerar aglomerações de servidores públicos, o governo baiano passou a realizar reuniões – que antes ocorriam presencialmente – por meio de videoconferência. Nos últimos quatro meses (março a junho), o Estado contabilizou 20.682 reuniões de trabalho de forma virtual.

Isso foi possível em função da solução tecnológica adotada pelo Governo. Além de fazer reuniões por videoconferência para até 300 pessoas, o aplicativo de comunicação institucional permite enviar mensagem de texto, realizar telefonemas, fazer chamadas e transmissões de vídeos, assim como compartilhar dados e arquivos.

O aplicativo faz parte de um pacote de tecnologia da informação, adquirida pela Secretaria da Administração (Saeb), no início deste ano, para todo o Estado. “A escolha pela plataforma demonstrou ser acertada, em virtude da eficiência e da eficácia da comunicação que proporciona entre os órgãos”, declarou o secretário da pasta, Edelvino Góes.

Um total de 54 órgãos públicos aderiu ao aplicativo digital e cerca de 100 unidades ligadas a eles já utilizaram a tecnologia durante a pandemia, segundo dados fornecidos pela Diretoria de Gestão Estratégica de TIC (DGE), unidade pertencente à Saeb. A DGE é a responsável pela gestão da plataforma de comunicação que engloba o aplicativo, em parceria com a Companhia de Processamento de Dados do Estado (Prodeb).

Crescimento

A ferramenta de videoconferência era pouco utilizada antes da pandemia. Geralmente, a tecnologia era utilizada em casos excepcionais, quando uma reunião possuía participantes que estavam distantes geograficamente, a exemplo dos órgãos que contam com unidades na capital e interior do Estado. A quantidade de videoconferências não ultrapassava mais que duas dezenas por mês. Em março, primeiro mês da pandemia de Covid-19 na Bahia, esse número saltou para 1.556 reuniões virtuais. No mês seguinte, pulou para 5.807. O número não parou mais de subir, até fechar o mês de junho com mais de sete mil reuniões pelo aplicativo. O total acumulado nos últimos quatro meses ultrapassou a marca de 20 mil.

As reuniões pelo aplicativo resultaram em um ganho para o Estado, que conseguiu manter suas atribuições sem correr o risco de propagar a doença, reunindo servidores em espaços fechados. Um bom exemplo é a reunião do Conselho de Qualidade do Serviço Público (Conquali), colegiado composto por representantes de órgãos estaduais, criado para avaliar a qualidade da prestação do serviço público pelo Estado. Marcada para o mês de abril, a 16ª Reunião Ordinária do Conselho foi adiada em virtude do novo Coronavírus, já que costuma juntar até duas dezenas de pessoas. Os conselheiros, servidores públicos e técnicos do Estado se encontram trimestralmente para apresentar balanços das ações do Governo, debater propostas de melhoria da gestão pública, acompanhar status de implantação de novos projetos, dentre outros. A solução encontrada foi realizar a reunião pelo aplicativo de forma virtual, sem gerar aglomeração de pessoas.

Além da necessidade de manter o distanciamento social, o sucesso do aplicativo entre os servidores ocorre em virtude de sua funcionalidade. Até 300 pessoas podem participar ao mesmo tempo de uma reunião virtual pela ferramenta. A imagem da tela foca na pessoa que está falando e existe um mecanismo para pedir a palavra, evitando que várias pessoas falem simultaneamente. Os participantes podem acompanhar vídeo e áudio, ao mesmo tempo em que conseguem interagir por texto, em um chat de conversa integrado.

O aplicativo de comunicação também possibilita que um integrante da reunião compartilhe arquivos do seu computador para que os outros vejam, simultaneamente, enquanto fala. Funciona como se fosse uma apresentação presencial: pode-se exibir uma apresentação em Power Point, uma planilha ou um texto para os demais acompanharem. Além de funcionar em desktops (computador de mesa), o aplicativo também é compatível com celular e tablet, oferecendo aos usuários mobilidade e dinamismo.

Transmissão

Outra função do aplicativo é a possibilidade de realizar transmissão ao vivo para até 10 mil pessoas, como se fosse uma live de rede social, mas restrita para servidores públicos. Nessa opção, poucos participam falando, e os demais apenas assistem – diferente da reunião em que todos podem falar. Ainda esse mês, a transmissão vai ser utilizada pela Saeb pela primeira vez, para um público na casa de milhares. O Sistema Eletrônico de Informação (SEI Bahia), software de processo eletrônico do Estado, se prepara para apresentar um novo projeto para servidores de todos os órgãos estaduais.

Licitação

Além das reuniões virtuais, a tecnologia foi usada para a realização de licitações que seriam feitas por pregão presencial, mas que migraram para a videoconferência. A medida permitiu que processos licitatórios relevantes para o Estado prosseguissem, sem colocar em risco servidores e representantes de empresas participantes.

Mais de vinte licitações por videoconferência foram realizadas pelo Estado até o momento, conforme levantamento da Coordenação Central de Licitações (CCL), unidade vinculada à Saeb. Diferentes órgãos públicos usaram o recurso para seguir com as suas licitações e contratar serviços e produtos indispensáveis para a máquina pública. A CCL desenvolveu todo o protocolo para da sessão virtual, que recebeu aprovação da Procuradoria Geral do Estado (PGE). Na sessão, os representantes das empresas concorrentes interagem com o presidente da comissão de licitação e podem acompanhar a abertura dos envelopes com as propostas e os documentos para habilitação.