Gestão de gabinetes da AL-BA ganha nova funcionalidade

Os gabinetes dos 63 deputados na Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA) ganharam uma nova funcionalidade que vai auxiliar no processo de admissão remota de novos secretários parlamentares. A facilidade foi apresentada na tarde desta quarta-feira (26) pela equipe da Superintendência de Recursos Humanos (SRH) através de uma live transmitida no canal Portal RH ALBA, no Youtube, e consiste na possibilidade de envio da documentação de novos servidores através do Sistema de Gestão de Gabinete.

Para o superintendente Francisco Raposo, a novidade representa mais uma forma de facilitar o trabalho dos gabinetes e vai dinamizar os processos de admissão na ALBA. “Estamos dando mais um passo na modernização do sistema de RH, avançando um pouco mais, criando nova solução, uma nova ferramenta para complementar o Sistema de Gestão de Gabinete. Esse é um momento de muita alegria e muito orgulho, porque é resultado de trabalho e dedicação de toda essa equipe”, apontou.

A apresentação da nova ferramenta de anexação de documentos foi realizada pelo analista Fábio Menezes, responsável pela concepção técnica do Portal RH e todos os seus sistemas. Antes, o gabinete precisava enviar por e-mail toda a documentação quando precisava admitir novo secretário. Agora, os documentos são anexados no Sistema de Gestão de Gabinete, que é acessado dentro do Portal RH.

Passo a passo

A live teve a participação de diversos funcionários da ALBA, além de alguns deputados que fizeram questão de conhecer a funcionalidade apresentada.

O analista Fábio Menezes detalhou como funcionará a anexação de documentos no processo de posse remota de novo secretário parlamentar. O responsável pela admissão acessará o Portal do RH e abrirá a aba “Gestão de Gabinete”, onde vai selecionar o gabinete em que deseja promover o cadastro.

Ao adentrar à página do gabinete, deverá clicar em “Adicionar secretário”, e abrirá uma janela para que seja inserido o CPF do funcionário a ser nomeado. Após isso, preencherá os demais dados solicitados, a exemplo de nome, CPF, e-mail, símbolo do cargo e fará, na mesma página, a verificação do e-social.

Feito o procedimento acima, deverá voltar para a página inicial do gabinete, onde será possível visualizar todos os funcionários do setor. Role a tela até o final e veja a lista de “Solicitações no RH”. Lá, o status do cadastro que foi iniciado terá o status “Aguardando Anexar Documentos”. Ao lado do nome do novo funcionário, será possível baixar o termo de posse, que será preenchido, assinado, digitalizado e anexado no campo “Anexar Documentos” junto com toda a documentação.

Dentro do campo “Anexar Documentos”, será possível colocar os arquivos nos campos solicitados no formato PDF. A exceção é a foto, que deverá ser no formato
JPEG ou PNG. O servidor deverá se atentar para os campos de preenchimento obrigatório. “Para facilitar o processo de anexação, é recomendável que se crie uma pasta no computador e nomeie os arquivos com nomes de fácil identificação”, alertou Fábio Menezes durante a apresentação.

Ao finalizar o cadastro dos arquivos, aparecerá a mensagem: “Muito bem, agora aguarde. Os documentos serão analisados pela equipe de Admissão e Posse. Caso haja algum problema, você receberá um aviso de rejeitado”. Feito isso, poderá voltar para a lista de “Solicitações no RH”, onde o status já estará modificado para “Aguardando Validação”. Após a equipe de Admissão e Posse aprovar, o status mudará para “Documentos Validados”. O próximo passo é a publicação do ato de nomeação no Diário Oficial, o que levará o status a ser modificado para “Aprovado”.

Na hipótese de um documento ser rejeitado, vai aparecer o aviso de que há pendências na documentação do servidor. Se for o caso, é só entrar no cadastro do funcionário e fazer a correção indicada.

A equipe da SRH disponibilizou um tutorial em vídeo que está disponível no Portal RH, no campo Gestão de Gabinete. No mesmo site, estão disponíveis os contatos dos servidores que poderão auxiliar os gabinetes em casos de dúvidas não esclarecidas no tutorial ou na live de apresentação.

Modernização

O Sistema de Gestão de Gabinetes da ALBA existe há dois anos, e tem oferecido mais celeridade e segurança no processo de gestão de pessoas nos gabinetes. Desde julho do ano passado, em meio à pandemia de covid-19, o sistema já viabilizava a realização de posses de novos funcionários de forma remota, uma alternativa adotada depois que a equipe da SRH conheceu o sistema em uso no Senado Federal.

Segundo o gerente de Pessoal, Cláudio Santana, a evolução do Sistema de Gestão de Gabinetes no que diz respeito à implantação da posse remota foi extremamente importante em um momento em que o distanciamento social era imperativo como forma de conter a transmissão do coronavírus. “Quando veio a pandemia com a necessidade de isolamento social, complicou o processo de posse. Foi a partir dessa demanda que fomos pesquisar como estavam sendo feitas em outras casas legislativas e conhecemos o sistema de posse remota do Senado Federal. Em julho do ano passado, implantamos esse sistema na ALBA, onde o gabinete encaminha os documentos do nomeado por e-mail e nós validamos”, explicou.

As novas funcionalidades foram elaboradas pelo Núcleo de Desenvolvimento da SRH, coordenado pela servidora Andréia Cerqueira, e composto pelos colaboradores Janine Calaça, Pablo Lima e Bruno Oliveira.