AL-BA uniformiza comunicação institucional com e-mail corporativo

Entre os procedimentos que tem como objetivo garantir a integridade e autenticidade, o e-mail corporativo da Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA) para todos os servidores veio se somar às demais ferramentas no processo de modernização do Parlamento baiano, que dispensam uso de papel, carimbos, impressoras, protocolos, assinaturas e despachos manuais, além de pilhas de documentos físicos.

Restrito até pouco tempo a deputados, setores administrativos e alguns colaboradores, o correio eletrônico corporativo teve seu uso ampliado para fazer frente às novas ferramentas implementadas na Casa que garantiram a tramitação 100% digital dos processos administrativos e legislativos: a Certificação Digital e Assinatura Digital, o PaperLess e o ProcLegis. O domínio @alba.ba.gov.br passou a valer para todos os servidores efetivos e temporários, uniformizando a comunicação institucional na ALBA. A iniciativa atendeu também à necessidade de adaptação provocada pela pandemia do coronavírus – a qual se soma outras ações diligentes das equipes da Superintendência de Recursos Humanos (SRH) e da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), apresentadas nesse espaço que intitulamos de “Transformação Digital”. Juntas, essas inovações foram fundamentais para o êxito do programa Papel Zero, que pode representar uma economia anual de R$ 2 milhões para a ALBA.

Alexandre Guimarães, gerente do Departamento de Tecnologia da Informação da Casa, anota que o endereço corporativo da ALBA oficializa as tratativas, dando maior segurança na comunicação com agentes externos, como fornecedores, entidades da sociedade civil ou órgãos públicos. “O servidor, inclusive, pode assinar digitalmente um e-mail, conferindo-lhe caráter de prova processual, pois a ALBA é uma Autoridade Certificadora, que garante a integridade e autenticidade, de forma segura e inequívoca, do autor e da mensagem eletrônica”, afirma o técnico.

Guimarães explica que, para criar o endereço eletrônico corporativo, é necessário que o servidor da ALBA possua um cadastro ativo, para que possa vinculá-lo à conta de e-mail. Porém, a gestão das contas, inclusive para a criação ou exclusão, ocorre por meio da Prodeb (Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia), através do chamado Portal de Facilidades (https://portaldefacilidades.ba.gov.br/#/). Como se trata de conta oficial, após a exoneração de um servidor, ela é desativada em um prazo máximo de 30 dias.

Portal

A conta de e-mail corporativo é acessada, de qualquer lugar, através desse portal da Prodeb, onde o servidor entra com seu endereço de e-mail e senha fornecidos. Para criar o endereço, existem algumas regras na forma, como a eliminação de acentos; ele obedece a estrutura prenome.ultimosobrenome@alba.ba.gov.br.

Outras normas para cadastro e criação do e-mail estão dispostas no guia Políticas de E-mail Corporativo, na aba de Serviços do site do Legislativo estadual. São soluções simples para casos de homônimos, agnomes, sobrenomes compostos, ou nomes com sinais de pontuação não aceitos pela regra de endereços, como hífen e apóstrofo. A exceção é o deputado estadual, que pode determinar a grafia do seu e-mail.

Segundo Alexandre Guimarães, o servidor pode solicitar a criação do seu e-mail corporativo logo após a posse. Ele recomenda que o novo usuário se familiarize com a Política de Uso do E-mail Corporativo, que, entre outras orientações, recomenda seu uso exclusivo para atividades pertinentes ao Poder Legislativo. “O servidor tem a total responsabilidade quanto ao uso de sua conta e pela guarda de sua senha”, lembrou o gerente de TI.