AL-BA lança sistema digital de gestão de gabinetes

A Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA) inaugurou nesta terça-feira (22) um novo sistema de gestão de gabinetes em meio digital. Destinado a assessores de deputados autorizados a fazer movimentação de pessoal, o sistema, que já funciona em caráter de avaliação desde o mês de novembro, foi formalmente lançado e ministrado a servidores indicados pelos novos parlamentares que ingressarão no próximo mandato.

“A gente está dando um grande passo na direção da modernização dos procedimentos do RH (Recursos Humanos), da prestação de serviços aos deputados e servidores. E a intenção é que, até o final de 2019, todos os serviços que o RH presta ao servidor e ao deputado estejam em sistema, através do portal do RH. Não será mais necessário o funcionário vir ao RH para solicitar serviços como solicitação de férias, certidões e pedido de licença-prêmio. Isso irá eliminar papel e processos físicos”, explicou o superintendente de Recursos Humanos da ALBA, Francisco Raposo. O sistema, além de ecologicamente correto, reduz custos com a diminuição da emissão de papel e tinta.

Ele destaca que o sistema de gestão de gabinetes “foi 100% produzido pelo pessoal do RH” e que, até final deste ano, também será entregue “o aperfeiçoamento da frequência eletrônica, que será digital, atendendo à exigência do Ministério Público do Trabalho e em adequação ao e-Social”.

Segundo Cláudio Santana, gerente de Pessoal, a maioria dos gabinetes já faz uso do sistema. “Eles têm enviado todas as movimentações de pessoal de uma maneira muito tranquila e mais ágil”. De acordo com o assessor técnico Vito Miguez Machado, que também integra a equipe responsável pelo sistema, mais de 90% das movimentações de pessoal em gabinetes ocorridas em janeiro já foram realizadas através do meio digital e ajustes necessários ao sistema foram feitos durante o período de teste.

“É mais uma etapa do processo de modernização da SRH. Hoje, a gente ainda tem um volume muito grande de papel que tramita aqui e também nos gabinetes. Diariamente recebemos inúmeras CIs (Comunicações Internas) solicitando movimentações, seja de exoneração, alteração de nível ou nomeação de servidores. Diante dessa movimentação tão grande, surgiu a ideia de desenvolvermos um sistema que pudesse facilitar esse processo”, explicou Cláudio Santana.

Segundo ele, a ideia nasceu da experiência positiva de um sistema similar existente na Assembleia Legislativa de Goiás, para onde uma equipe da SRH viajou com o intuito de estudar o funcionamento e trazer informações. A partir daí, o analista de sistema do SRH Fábio Batista Menezes ficou responsável pelo desenvolvimento do projeto, produzido de acordo com as demandas específicas do Legislativo baiano.

Modernização

Se antes, para fazer uma movimentação de pessoal em seu gabinete, o parlamentar teria que fazer uma solicitação através de CI por ele assinada, que ainda tinha que ter anuência da Presidência da Casa, para ser enviada à SRH, agora encontrará a facilidade de um sistema que dispensará papéis e será uma via direta com a Superintendência.

“O caminho era longo, mas agora o processo será todo agilizado. O gabinete vai ter imediatamente a informação de todos os seus servidores, de quem ele vai querer substituir, e terá a liberdade de substituí-los instantaneamente. Isso dinamiza todo um processo em questão de minutos”, explica a técnica legislativa Bernadete Martins Aguiar, que também faz parte da equipe.

Com relação à segurança, Fábio Batista, que será o responsável por ministrar o curso desta terça-feira, para a qual elaborou uma cartilha com o passo a passo, explica que o sistema é criptografado, o que garante a segurança dos dados acessados pelos gabinetes.

“O deputado designa um servidor ou mais de um para acessar o sistema, e eles recebem uma senha criptografada. Além disso, todos os dados do gabinete passam por uma portaria. Quando o deputado pede a nomeação de um servidor, essa nomeação é processada e analisada pelos técnicos do RH antes de ser publicada”, explicou o desenvolvedor do sistema.

Praticidade

Algumas situações que antes tornavam a movimentação de pessoal complexa deixam agora de ser problema com o sistema de gestão de gabinetes. “O deputado, no exercício do mandato, precisa viajar até as suas bases e, algumas vezes, nessas ocasiões, ele quer fazer uma movimentação no gabinete. Nós temos prazo por conta da folha de pagamento e, se ele não estava presente, não tinha como assinar a CI e enviar”, disse Claudio Santana.

Ele também ressaltou que o deputado precisa saber como está estruturado o seu gabinete, para decidir que tipo de alteração ele pode realizar. “Hoje, ele pode fazer isso com muito mais facilidade. Na realidade anterior, era preciso que um assessor viesse ao RH para solicitar a impressão dessas informações, para poder levar. E isso demanda tempo. Numa vida tão corrida que eles (deputados) têm no execício do mandato, nós sabemos que isso vai facilitar bastante”. Outro ponto em destaque é que, caso haja algum problema em relação a alguma substituição que o deputado fizer no seu gabinete, ele também terá essa informação imediatamente, para tomar a devida providência.