Sistema de Controle de Despesas da AL-BA auxilia gestão operacional

Buscando sempre aprimorar as condições de trabalho do corpo funcional do Parlamento da Bahia, o Departamento de Tecnologia da Informação (DTI) da Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA) fez atualizações importantes no Sistema de Controle de Despesas, desde março do ano passado, quando a pandemia impôs adaptações e desafios para o trabalho da Casa. A ferramenta de gestão institucional se soma a outras ações diligentes das equipes de TI e da Superintendência de Recursos Humanos (SRH), apresentadas nesse espaço que intitulamos de “Transformação Digital”.

O Sistema de Controle de Despesas (SCD) é fundamental para o planejamento, acompanhamento e gestão operacional do orçamento e finanças do Legislativo baiano. Ele está diretamente atrelado à base de dados do Fiplan (Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia) – que é um sistema das secretarias estaduais do Planejamento (Seplan) e da Fazenda (Sefaz), caracterizado pela alta integração entre os processos de planejamento, execução (orçamentária e financeira) e contabilidade.

Vanildo Guimarães, coordenador de desenvolvimento de sistema da ALBA, explica que o SCD é um sistema de consumo de dados: “Ele utiliza as informações operacionalizadas no Fiplan para criar relatórios gerenciais e operacionais aos setores do Parlamento diretamente ligados à administração de orçamento e finanças, como, por exemplo, nos processos de empenho, liquidação e pagamento, próprios da execução de despesa”.

A ferramenta é usada, entre outras, pelas equipes da Superintendência Administrativa e Financeira (SAF) e seus setores subordinados, tais quais a Diretoria de Economia e Finanças, o Departamento de Análise Contábil, a Coordenação Financeira e Assessoria de Planejamento. “Por uma questão de segurança, o sistema é acessado via intranet da ALBA e os dados para gerar relatórios estão com níveis de permissão, então cada setor só trabalha com os dados confiados a ele”, salienta Guimarães.

Acessando o painel do Sistema de Controle de Despesas, o servidor autorizado pode gerar relatórios específicos, modulando filtros conforme sua necessidade. Há opções por período de execução, ano do exercício, por grupo de despesas, por fornecedor determinado, por transação bancária – neste último, a busca pode ser por registros de pagamentos. Vanildo Guimarães lembra que os relatórios, assim como qualquer processo administrativo e legislativo, podem ser assinados digitalmente dentro do PaperLess, conferindo-lhes autenticidade e integridade.

Antes do sistema, os dados coletados iam para planilhas e estavam sujeitos a erros de manuseio, lembra o coordenador, indicando que o SCD está sempre se aperfeiçoando, conforme as necessidades dos gestores: “Os setores que consomem os dados demandam melhorias, novas formas de relatórios, isso faz parte de quem trabalha com sistema, que é o dinamismo e a evolução recorrentes, com novas necessidades sendo implementadas”.

Um bom exemplo é a novidade na busca do Assistente Virtual da ALBA: a partir de solicitações internas, a ferramenta agora facilita encontrar todos os documentos assinados digitalmente pelo usuário dentro do PaperLess, “uma consulta orientado a processo, chegando ao seu teor, com os anexos e documentos, além da sua tramitação”, completa o técnico. Também recentemente foi entregue a implementação de relatório mensal de orçamento, antes apenas com enfoque no exercício. Anteriormente, a pedido da Superintendência de Administração e Finanças, foi lançado um novo Sistema de Gerenciamento de Contratos e Convênios, também com a base de dados integradas entre o Fiplan e os sistemas do Legislativo baiano.

Esses sistemas permitem à ALBA consolidar com mais precisão os dados, já que o Fiplan é o repositório que concentra todas as informações de execução orçamentárias dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, além das fundações, autarquias e empresas de economia mistas, que têm orçamento público. “Os dados operacionalizados diariamente pelos setores da ALBA são atualizados no Fiplan, numa rotina programada do sistema”, explica o coordenador de sistemas.

FIPLAN

O Fiplan foi implantado, em 2013, na Bahia, em substituição aos sistemas da Seplan e da Sefaz. Adquirido junto ao Estado do Mato Grosso, ele garante, em um único sistema, funcionalidades que atendem ao planejamento, execução orçamentária da despesa e receita e à gestão financeira, tendo uma estrutura contábil como base. A iniciativa atendeu aos parâmetros da Nova Contabilidade Aplicada ao Setor Público – NCASP e foi considerada, pelo BID e o Grupo de Gestores de Finanças Estaduais, um Sistema Integrado de Administração Financeira de 3ª Geração, o mais alto estágio dentre esses sistemas. O Fiplan é caracterizado pela alta integração entre os processos de Planejamento (Orçamentação), Execução (Orçamentária e Financeira) e Contabilidade, maior abrangência do escopo de funcionalidades e tempestividade de informações correlatas.