Eficiência marca os dois anos do Sistema de Gestão de Gabinetes na AL-BA

O Sistema de Gestão de Gabinetes (SGG) da Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA) completa nesta quinta-feira (4), dois anos de operação. Totalmente criado pela equipe de desenvolvimento da Superintendência de Recursos Humanos (SRH), o sistema completa dois anos, batendo recordes de processamentos de atos. No último mês de janeiro, foram mais de 1.600 atos publicados pelo RH referentes aos gabinetes e tudo feito sem que fosse gerada uma única folha de papel.

O sistema foi idealizado a partir de uma visita à Assembleia Legislativa de Goiás, no entanto foi desenvolvido do zero na ALBA. “Nós não queríamos reinventar a roda, mas pegamos a ideia e partimos do zero para podermos criar uma ferramenta que nos atendesse de forma efetiva”, explicou Fábio Menezes, líder da equipe de desenvolvimento.
Antes da implantação do sistema, todo o processo de nomeação, exoneração, alteração de nível e de gestão do gabinete era feito manualmente. “A margem de erro era muito grande. Quando eu soube da existência de um sistema eletrônico de gestão de gabinete, não tive dúvidas e mandei o pessoal ir conhecer in loco”, explicou Francisco Raposo. “Desde o primeiro momento eu sabia que precisávamos de uma ferramenta desta”, completou.

O sistema foi desenvolvido, levando em conta todo o procedimento determinado na legislação e de forma automatizada. “Antigamente as solicitações de nomeações ou de movimentação de pessoal nos gabinetes eram feitas via Comunicação Interna (CI). Os deputados encaminhavam à presidência que mandava para o RH. Aqui a gente precisava verificar a consistência da nomeação, se estava dentro da Lei e se o indicado estava apto para a função. Tudo ok, era gerado um ato e encaminhado para o presidente assinar. Só então voltava da presidência para a publicação no D.O e encaminhamento para a posse”, explicou Vito Miguez, que junto com Bernardete Aguiar, são os responsáveis por todo este processo.

Vito explica que atualmente o próprio sistema verifica todo o processo. Se existe vaga no gabinete, se a nomeação segue os rigores da legislação e automaticamente gera um ato, que vai encaminhado eletronicamente para a assinatura do presidente. “Depois que o ato é assinado pelo presidente vai para o Diário Oficial e depois de publicado segue para a posse”, completou. Se, no processo inicial, o sistema identifica qualquer inconsistência o deputado não consegue nem mesmo gerar a solicitação de ato.

Para Andreia Cerqueira, gerente no RH, o sistema foi um avanço imensurável. “Nós saímos de um processo que podia levar dias, para uma tramitação de minutos ou horas. Isso representa um ganho de produtividade sem precedentes e com muito mais segurança e eficácia”, afirmou. Já Claudio Santana, gerente de RH, informou que o sistema está funcionando, no entanto ainda vai evoluir. “Cada dia que passa, vamos aperfeiçoando os procedimentos. Agora mesmo a nossa equipe está trabalhando em um upgrade para que quando o gestor do gabinete encaminhe a solicitação, já venham todos os documentos necessários do servidor. Com isso, na posse, não precisaremos mais solicitar cópias dos documentos pois já vão estar no sistema”, explicou.